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TQM

Geschmeidiges Weihnachten

Ungewöhnliche Bezeichnung? Nun ja, nur auf den ersten Blick.
Betrachten wir den Teil des heiligen Abends, auf dem üblicherweise die meiste Aufmerksamkeit ruht.

Essen, Trinken und gemütliches Beisammensein? Man sollte meinen, das klappt wie am Schnürchen.

Essensplanung: den klassischen Gänsebraten soll es beispielsweise an Heiligabend geben. Auch das Federvieh muss beizeiten bestellt oder besorgt werden, ansonsten geht hier der Stress schon los. Je nach lukullischem Anspruch muss Rotkraut noch eingelegt und die Klöße vorbereitet werden.
Aber: nachmittags um x Uhr kommen bereits die lieben Verwandten, dann gemeinsamer Aufbruch zu einem Weihnachtsevent (Kirche, Konzert oder Puppentheater nach Belieben) und nach der Rückkehr soll spätestens Weihnachtsstimmung herrschen. Erst das Essen oder die Bescherung? Zwischendurch noch den Braten wenden und übergießen, soll ja knusprig werden …

Das riecht schon stark danach, dass es für die Gastgeber alles Andere als geschmeidig abläuft und entspannend wird. Dabei ist genau das die Erwartung!

Ich werde mir nicht anmaßen, die EINE Lösung vorzuschlagen, denn davon gibt es viele. Aber wo liegt der Fehler?

Das Manko liegt im Vergessen, genauer: in der Dokumentation!

Aufschreiben, was schief gegangen oder nicht geschmeidig abgelaufen ist. Und beim nächsten Mal entsprechend anders planen. KAI ZEN = Veränderung zum Besseren. Im deutschsprachigen Raum auch gern KVP (Kontnuierlicher Verbesserungsprozess) genannt.

Da findet sich alles, was wir für Weinachten brauchen:

Prozessorientierung – alles soll Hand-in-Hand laufen: die Essensvorbereitungen, der Besuch im Puppentheater, die Bescherung, das Essen und das gemütliche Beisammensein!

Damit sind wir auch schon bei der Kundenorientierung. Alle sollen zufrieden sein: Oma Erna, Opa Erwin, die Kinder, alle weiteren Gäste und die Gastgeber möglichst auch. Sie sind in diesem Sinne auch selbst Kunde.

Qualitätsorientierung? Keiner möchte, dass die Ente verbrannt ist, der Wein zu warm oder die Aufführung nicht kindgerecht …

Kritikorientierung. Hier wird’s spannend. Wenn Oma Erna sich kritisch äußert und einen Vorschlag „für’s nächste Mal“ macht, droht der Haussegen gleich aus den Fugen zu geraten. Dabei ist bei KAI ZEN – konstruktive – Kritik ausdrücklich erwünscht! Der entscheidende Punkt ist, dass diese Kritik ausgewertet und in den Plan für das kommende Jahr eingearbeitet wird! Die Notwendigkeit von Dokumentation hatte ich bereits angesprochen? Das Dokumentieren kann man auch deligieren an einen ruhigen und wohlwollenden Mitmenschen, der mitläuft, nur beobachtet und mitschreibt. Das heißt in der Fachwelt dann übrigens GEMBA, Gemba-walk oder going to Gemba, am Ort des Geschehens sein.
Damit wären wir auch schon knietief im PDCA-Zyklus: die Erkenntnisse eines jeden Weihnachtsfests fließen in die Planung des jeweils darauffolgenden ein. Plan, Do, Check, Act.

Wenn sich Vorgehensweisen bewährt haben, entwickelt sich zu guter Letzt etwas, was im Volksmund Tradition genannt wird. Bei KAI ZEN heißt das Standardisierung. Aber aufpassen! Auch Traditionen entwickeln sich zwangsläufig weiter, wenn sich die Erwartungen oder die Rahmenbedingungen verändern.

Das Gute ist: alle Jahre wieder gibt es die Gelegenheit zu üben, also viel Spaß damit!
In diesem Sinne: wünsche allzeit geschmeidige Weihnachten …

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Lean

Gute Vorsätze …

… alle Jahre wieder.

Was mich immer interessiert, sind die Pläne zur Neuausrichtung des Lebens. Die Idee, Dinge anders anzugehen und die Schwerpunkte anders zu setzen als in der Vergangenheit. Das finde ich jedenfalls spannender, als die Einschränkung des Konsums von was auch immer 😉

Die Erfolgsquote ist jedoch ernüchternd. Auffällig ist, dass der Idee zur Neuausrichtung des Lebens immer irgendwelche Dinge im Wege stehen. Und bei genauerer Betrachtung sind das meistens Dinge im persönlichen Lebensbereich des Planenden. Ja, man muss die Voraussetzungen dafür schaffen, dass alle Energie in das neue Vorhaben fließen kann und nicht gebremst wird!

An dieser Stelle sei als einfaches und effektives Werkzeug die 5S-Methode empfohlen. Diese gehört zur Toolbox des Lean-Management und dem Toyota-Produktionssystem aus den 1980er Jahren und hat bis heute nichts an Charme eingebüßt: er hilft dabei, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Die 5S sstehen für:

Sortieren=Aussortieren: entferne aus Deinem Wirkensbereich alles Überflüssige. Dazu gehören auch liebgewordene Dinge, die die Neuausrichtung nicht fördern oder dieser möglicherweise sogar entgegenstehen.

Systematisieren: ordne die Dinge, Deinen Haushalt oder was auch immer für die Neuausrichtung sinnvollerweise übrig ist, neu. Ordne sie so, wie sie benötigt werden und eine effektive Nutzung ermöglichen.

Säubern: ja, Sauberkeit ist wichtig. Was Sauberkeit bedeutet, möge jeder für sich entscheiden. Der entscheidende Effekt ist, dass Du Dich wohlfühlst und, vor Allem, nicht durch „Unsauberkeit“ von klaren Gedanken abgelenkt wirst. Die Neuausrichtung braucht Fokussierung und klare Gedanken!

Standardisieren: ich spreche nicht von Banalisierung. Du überlegst Dir ja auch nicht jeden Morgen neu, wie Du den Kaffee zubereitest, oder? Bewährte Abläufe werden beibehalten, werden zum Standard (bis eine bessere Methode des Kaffeekochens überzeugt). Die Routineabläufe sollten also auf den Prüfstand und dahingehend modelliert werden, dass sie der Neuausrichtung dienlich sind!

Und dann bleibt nur noch: am Ball bleiben! Das ist dann Selbstdisziplin und der entscheidende Teil. Ständige Verbesserungen sind dann der Schlüssel zum Erfolg und gewissermaßen die Erfolgsgarantie.

Das Schöne daran ist, dass die ersten vier „S“ eine mehr oder weniger einmalige Anstrengung sind und sich mit relativ geringem Aufwand umsetzen lassen. Damit ist jedoch der Weg bereitet, gute Vorsätze in die Tat umzusetzen! Genau genommen werden die Hindernisse aus dem Weg geräumt, die Kraft und Energie verschwenden und einen nicht weiterbringen.

Ich wünsche Dir damit gutes Gelingen bei der Umsetzung der guten Vorsätze!

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Allgemein

Projektmanagement im Alltag!

Projektmanager zu sein ist keineswegs die Angelegenheit einer Elite.
Scrum, IPMA oder PMI sagen dir nichts? Unwichtig. Auch Du bist ein Projektmanager und benutzt intuitiv Methoden, die dir helfen, deinen Alltag zu bewältigen. Eventuell nicht so konsequent, wir das von einem Profi erwartet wird, aber was soll’s?
Aus jahrelanger Erfahrung gebe ich dir Hinweise auf Techniken und Best-Practices verschiedener Werkzeuge, die bereits in so manchem Gespräch mit Freunden zu „großen Augen“ geführt haben.

Diese Sammlung möge also eine Inspiration für dich sein.
Ich wünsche dir viel Spaß beim Stöbern!